Положення про порядок організації доступу до публічної інформації

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Роменського міськрайонного суду Сумської області

від 18.07.2011 р. №19-ОД

ПОЛОЖЕННЯ

про порядок організації доступу до публічної інформації в Роменському міськрайонному суді Сумської області

Розділ І. Загальні положення

1.1.  Це Положення визначає порядок доступу до публічної інформації в Роменському міськрайонному суді Сумської області (далі – Суд).

Термін «публічна інформація» в цьому Положенні вживається в значенні, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації».

1.2.  Правове регулювання відносин, пов’язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації, здійснюється відповідно до законів України «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації».

1.3. Дія цього Положення не поширюється на надання інформації отриманої або створеної під час здійснення судочинства Судом, під час виконання судових рішень, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальними законами.

Розділ II. Забезпечення доступу до публічної інформації про діяльність Суду

2.1. Доступ до публічної інформації про діяльність Суду забезпечується шляхом:

1) оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації;

2) розміщення публічної інформації на офіційному веб-сайті Суду в мережі Інтернет;

3) розміщення публічної інформації на інформаційних стендах у приміщенні Суду;

4) надання інформації за запитами про публічну інформацію.

2.2.  Інформація про діяльність Суду може надаватися в усній та письмовій формах та у вигляді документованої інформації, в тому числі у електронному вигляді.

Інформацією про діяльність Суду є інформація про:

-  місцезнаходження, поштову адресу, номери засобів зв’язку, адресу офіційного веб-сайту та адресу електронної пошти для направлення електронних запитів на інформацію;

-  прізвище, ім'я та по-батькові, службовий номер телефону або іншого засобу зв'язку, голови суду та його заступників, керівника апарату суду.

-  розклад роботи та графік прийому громадян;

-  вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;

-  форми і зразки документів, правила їх оформлення;

-  порядок складання, подання запиту на інформацію до Суду;

-  банківські реквізити для сплати державного мита (судового збору), ІТЗ.

2.3.  Публічна інформація надається в усній формі фізичним, юридичним особам, об’єднанням громадян під час особистого прийому. Вказана інформація також надається по телефону структурними підрозділами або уповноваженими посадовими особами.

У випадку якщо форма надання публічної інформації законодавством не передбачена, копія з такої інформації надається у формі, визначеній у запиті на інформацію. У разі неможливості надання вказаної інформації у запитуваній формі інформація надається в тому вигляді, в якому вона зберігається в Суді або в іншій формі.

2.4. Доступ до публічної інформації про діяльність Суду обмежується, якщо вказана інформація віднесена до інформації з обмеженим доступом.

2.5. Не належать до публічної інформації:

-  інформація, яка на день надходження запиту не відображена та не задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях і її відображення та документування не передбачено чинним законодавством;

-  внутрішньо-організаційна інформація, в т.ч. внутрівідомча службова кореспонденція, доповідні та службові записки, рекомендації, проекти будь-яких документів тощо.;

-  інформація, яка міститься в матеріалах судових справ.

2.6. Інформацією з обмеженим доступом в Роменському міськрайонному суді є:

1) конфіденційна інформація – інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб’єктів владних повноважень, та яка може поширюватися у визначеному ними порядку за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов;

2) таємна інформація – інформація, доступ до якої обмежується відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю;

3) службова інформація - інформація, що міститься в документах, яким присвоєно гриф «для службового користування» або інша інформація віднесена згідно із законом до службової інформації. Відповідно до наказу ДСА України від 22 червня 2011 року № 104 до документів у місцевому загальному суді, що містять інформацію, яка є службовою інформацією відносять:

 - протоколи зборів суддів;

 - протоколи оперативних нарад суддів та працівників апарату суду;

 - накази голови суду (особи, що виконує обов'язки голови суду) та керівника апарату суду;

 - алфавітні покажчики судових справ;

 - журнали розгляду судових справ та матеріалів суддею (журнали судових засідань);

 - обліково-статистичні картки;

 - журнали реєстрації вхідної кореспонденції;

 - контрольні журнали судових справ і матеріалів, переданих для судді;

 - журнал обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах (до подання позовної заяви);

 - журнал обліку окремих судових доручень інших судів;

 - журнал обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень в адміністративних справах;

 - журнал обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах;

 - журнал обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах;

 - журнал обліку апеляцій, апеляційних і касаційних скарг та касаційних подань прокурора в кримінальних справах;

 - журнал обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у цивільних чи адміністративних справах;

 - журнал обліку осіб, яких передано на поруки колективу підприємств,установ, організацій;

 - журнал обліку речових доказів;

 - журнал обліку виконавчих документів, виданих судом;

 - журнал видачі копій судових документів;

 - журнал обліку скарг на дії або бездіяльність державного виконавця;

 - розносна книга для місцевої кореспонденції;

 - журнал обліку печаток і штампів суду;

 - журнал видачі справ для знайомлення;

 - матеріали особових справ працівників суду;

 - акти знищення судових справ та протоколи постійно діючої експертної комісії щодо передачі до архіву суду справ, документів суду та їх знищення;

 - графіки чергувань суддів з розгляду подань правоохоронних органів;

 - акти, доповідні записки, протоколи та інші матеріали щодо вивчення стану організаційного забезпечення діяльності суду;

 - довідки про роботу суду з розгляду звернень громадян, доповідні записки та узагальнення за результатами вивчення цієї роботи.

   2.7.  Особами, відповідальними за підготовку матеріалів за запитами на інформацію, є завідуючі самостійних структурних підрозділів апарату Суду (або осіб, які їх заміщають) в межах своєї компетенції.

2.8. Підготовку проекту відповіді на запит про отримання публічної інформації щодо діяльності Суду забезпечує Підрозділ організації доступу на основі матеріалів, наданих:

- щодо інформації з автоматизованої системи діловодства Суду – помічника голови суду

- щодо документів, що зберігаються в архіві Суду – архіваріусом суду

- про день, час і місце розгляду судових справ – секретарями судових засідань;

- про прийом громадян у Суді – секретарем суду по роботі зі зверненнями громадян;

- про відомості щодо суддів та державних службовців з урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних; про вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад – консультантом з кадрової роботи (посадова особа, інформація про яку надається, завчасно повідомляється про інформацію, що буде надана запитувачу і про адресата (запитувача) інформації (ПІБ, адреса проживання запитувача, мета збору інформації про особу);

-  про статистичні дані щодо здійснення судочинства Судом, що відображені у звітах, матеріали аналізів та узагальнень судової практики Суду – помічником голови суду;

-  про матеріально-технічне забезпечення Суду, створення працівникам безпечних умов праці, надання їм допомоги у вирішенні соціально-побутових питань, забезпечення житлом, організацію медичного обслуговування суддів та працівників апарату – керівником апарату суду;

- про утримання, експлуатацію, ремонт, будівництво адміністративних будинків, обслуговування території; господарське забезпечення заходів, які проводяться Судом; охорону праці та техніку безпеки, пожежну безпеку –  керівником апарату суду, завідувачем господарства суду;

- про інформаційно-телекомунікаційні системи, бази даних Суду – головним спеціалістом з інформаційних технологій;

2.9. Надання публічної інформації здійснюється за підписом Голови суду, його заступників або керівника Апарату суду або особи, яка його заміщує, відповідно до компетенції, визначеної Законом України «Про судоустрій і статус суддів».

Розділ III. Надання  публічної інформації про діяльність Суд

3.1.  Розміщенню на офіційному веб-сайті Суду, зокрема, підлягають:

1) інформація про діяльність Суду;

2) правила внутрішнього трудового розпорядку Суду;

3) інформація про нормативно-правові засади діяльності Суду;

4) аналізи судової статистики та узагальнення судової практики

5) інформація про порядок складання та подання запиту на інформацію

6) банківські реквізити для сплати державного мита (судового збору);

7) інші відомості про діяльність Суду, які можуть бути віднесені до публічної інформації.

3.2. Рішення Суду розміщуються в Єдиному державному реєстрі судових рішень відповідно до Закону України «Про доступ до судових рішень» з урахуванням положень Інструкції про порядок взаємодії відповідальної особи апарату місцевого загального суду та інформаційно-технічного адміністратора Єдиного державного реєстру судових рішень при зборі, обробці та надсиланні копій судових рішень в електронному вигляді для внесення до Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженої наказом ДСА України від 2 жовтня 2008 р. N 89.

3.3. У приміщенні Суду на інформаційному стенді розміщується інформація:

1) пов’язана з розглядом справ у Суді;

2) про порядок роботи Суду, включаючи порядок прийому громадян;

3) відомості про дату, час, місце проведення судового засідання у справах, призначених до розгляду в Суді;

4) банківські реквізити для сплати державного мита (судового збору);

5) інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність Суду.

3.4. Порядок доступу осіб до приміщення Суду регулюється Правилами пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів, затвердженими спільним наказом ДСА України, МВС України  від 12.09.2005 року N 102/765.

3.5. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у  кабінеті прийому поштової кореспонденції та/або на офіційному веб-сайті Суду.

Розділ IV. Порядок реєстрації та опрацювання запитів на інформацію

4.1.  Запити на інформацію, що надходять на адресу Суду, приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді з урахуванням вимог цього Положення.

4.2.  Запити на інформацію реєструються в автоматизованій системі діловодства Суду.

4.3.  Після отримання та реєстрації вхідної кореспонденції працівник апарату суду, відповідальний за реєстрацію вхідної кореспонденції суду, виокремлює запити на інформацію і невідкладно передає їх для накладення резолюції Голові Суду чи його заступнику, керівнику апарату Суду відповідно до компетенції, визначеної Законом України «Про судоустрій та статус суддів».

4.4.  У випадках коли запит містить прохання надати інформацію, яка стосується різних напрямів діяльності Суду, відповідальними за надання відповідей на запит визначаються завідуючий Підрозділом організації доступу та завідуючі структурних підрозділів згідно з напрямами їхньої діяльності.

Відповідальним за надання відповіді на такий запит є завідуючий Підрозділом організації доступу. Завідуючі інших структурних підрозділів, визначені у резолюції як співвиконавці, зобов’язані не пізніше двох робочих днів з дня отримання Судом запиту надати до Підрозділу організації доступу відповідні документи, інформацію, пояснення. У разі необхідності відповідальна за підготовку публічної інформації особа має право самостійно встановити виконавців відповідно до напрямків діяльності структурних підрозділів.

4.5. Після реєстрації запит невідкладно передається на ознайомлення Голові суду, його заступнику або керівнику апарату суду і в той же день з відповідною резолюцією передається завідуючому Підрозділу організації доступу (або особі, яка його заміщує) та співвиконавцям.

4.6. Запити у вигляді електронного документу з відповідним електронним підписом запитувача, що надійшли на визначену електронну адресу суду реєструються та опрацьовуються працівником апарату суду, відповідальним за реєстрацію вхідної кореспонденції в загальному порядку після їх роздрукування на паперовому носії.

4.7. Відповідь на електронний запит надається на адресу, вказану запитувачем інформації у вигляді електронного документа або в іншій формі.

Паперові копії листування за електронними запитами на інформацію зберігаються у нарядах суду згідно зі Зведеною номенклатурою справ Суду.

Електронний запит, що не містить електронного підпису та адреси запитувача вважаються анонімними і відповідь на них не підлягають задоволенню.

4.8. Відповідь на запит на інформацію має надаватись не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту Судом.

У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

4.9. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних завідувач Підрозділу організації доступу, може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів. Про продовження строку він повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.10.  У разі якщо запит, поряд з проханням надати публічну інформацію, містить прохання надати також інформацію, що не відноситься до публічної, то відповідь на питання, які не відносяться до публічної інформації, може бути направлена заявнику окремо у терміни, передбачені чинним законодавством, про що запитувач повідомляється у відповіді на інформаційний запит.

Розділ V. Порядок надання інформації про діяльність Суду

5.1. Відповідь на запит готується завідувачем Підрозділу організації доступу та підписується Головою Суду, його заступником або керівником апарату Суду відповідно до визначеної компетенції.

5.2. Відповідь на запит повинна містити запитувану інформацію або мотивовану відмову в наданні такої інформації. У відповіді на запит вказуються найменування, поштова адреса Суду, посада особи, яка надає відповідь, а також реєстраційний номер і дата відповіді на запит.

5.3. У випадку якщо запитувана інформація про діяльність Суду належить до інформації з обмеженим доступом, у відповіді на запит вказуються вид, найменування, номер і дата прийняття акта, відповідно до якого доступ до зазначеної інформації обмежений. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є загальнодоступною, надається запитувана інформація, за винятком інформації з обмеженим доступом.

Відповідь на такий запит підлягає обов’язковому погодженню з спеціалістом відповідальним за режимно-секретну та мобілізаційну роботу.

5.4.  Відповіді на запити підлягають обов’язковій реєстрації в Суді.

5.5. Інформація на запит надається безкоштовно.

У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на їх копіювання та друк. Завідувач Підрозділу організації доступу, не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання Судом запиту повідомляє про це заявника із зазначенням вартості фактичних витрат, пов’язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку сплати цих витрат. За таких обставин надання інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

Розмір витрат на копіювання та друк копій документів та порядок відшкодування цих витрат визначається Інструкцією про порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів, які надаються запитувачам інформації.

5.6. Суд має право відмовити в задоволенні запиту в таких випадках:

1) якщо він не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції передбаченої законодавством, володіти інформацією щодо якої зроблено запит;

2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», відповідно до якої запит на інформацію має містити:

- ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

Особі, яка не оплатила передбачені законодавством фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів, запитувана інформація надається після сплати цих витрат.

5.7 Секретар суду по роботі зі зверненнями громадян забезпечує:

- надання консультацій під час оформлення запиту, якщо особа складає його у Суді;

- інформує завідувача Підрозділу організації доступу про наміри запитувача реалізувати право на роботу з документами, їх фотографування, копіювання, сканування, записування на будь-які носії інформації тощо.

Розділ VІ. Відповідальність за порушення  законодавства про доступ до публічної інформації у Суді.

6.1. Відповідальність за порушення у сфері доступу до публічної інформації визначається відповідно до чинного законодавства України.