Роменський міськрайонний суд Сумської області

14 травня 2015, 14:57

Аналіз

обліково – статистичної роботи за 2014 рік

Завданням судової влади є захист прав і свобод людини і громадянина та їх гарантії визначають зміст та спрямованість діяльності правової держави.

З метою проведення аналітичної роботи та об'єктивності показників статистичних звітів, відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи суду на друге півріччя 2014 року та відповідно до листа ТУ ДСА України в Сумській області № 03-2029/14 від 18.12.2014 2014 року проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в Роменському міськрайонному суді Сумської області, вжито ряд організаційних та практичних заходів, спрямованих на покращення статистичної роботи щодо первинного обліку справ та матеріалів, правильності складання статистичних звітів, достовірності показників та вчасного подання їх до територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.

В процесі виконання вказаного аналізу було використано:

- план роботи суду на перше та друге півріччя 2014 року;

- наряд 01-30/14 «Матеріали щодо виконання планів роботи суду, матеріали узагальнення судової практики Роменського міськрайонного суду, копії доповідних інформацій»;

- протоколи виробничих нарад працівників апарату суду та суддів;

- нормативно-правові акти, що регулюють питання обліку та реєстрації судових

справ;

- Методичні рекомендації щодо проведення огляду даних судової статистики, аналізу обліково-статистичної роботи територіальними управліннями держаної судової адміністрації та загальними судами.

Обліково-статистична робота в Роменському міськрайонному суді Сумської області в 2014 році проводилась відповідно до плану роботи суду на 2014 рік. Даний план затверджений рішенням зборів суду від 23 грудня 2013 року ( на перше півріччя 2014 року) та 27 червня 2014 року ( на друге півріччя 2014 року). В кінці плану, на окремому аркуші, долученому до нього, наявні підписи всіх працівників апарату суду про ознайомлення з ним. Всі заплановані заходи суддями та працівниками апарату суду виконані в строки, визначені самим планом, що стверджується відповідними відмітками та наявністю відповідних документів в нарядах згідно номенклатури справ, затверджених на 2014 рік.

Первинний облік документів та діловодство в Роменському міськрайонному суді ведеться відповідно до «Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, Апеляційних судах областей, Апеляційних судах міста Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ» затвердженою наказом Державної судової адміністрації України 17 грудня 2013 року № 173 та комп’ютерної програми «Д-3», яка введена в Роменської міськрайонному суді Сумської області суді з 04 січня 2011 року відповідно до Положення п автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради Суддів України від 26.11.2010 року №30, з наступними змінами та доповненнями.

Для впорядкування роботи суду розроблена і затверджена номенклатура справ Роменського міськрайонного суду.

В Роменському міськрайонному суду Сумської області приділяється особлива увага організації роботи канцелярії суду, веденню діловодства та організації контролю за виконанням документів, складанню, оформленню службових документів, введенню первинного обліку, стану обліково – статистичної роботи суду, організації роботи архіву суду. Робота планується по півріччях. Всі заплановані заходи на 2014 рік виконані.

Відповідно до плану роботи суду в 2014 році в Роменському міськрайонному суді було заплановано та проведено перевірки роботи канцелярії суду з наступних питань :

- своєчасної здачі розглянутих справ секретарями судового засідання в канцелярію суду ;

- перевірено виконання своїх функціональних обов’язків судовими розпорядниками;

- проаналізовано роботу зі зверненнями громадян ;

- проаналізовано стан роботи архіву суду з приводу дотримання строків передачі справ до архіву, ведення обліку та зберігання архівних справ та видачі копій судових документів у справах, що є в архіві;

- перевірено стан ведення нарядів згідно номенклатури;

- стан та умови зберігання речових доказів в суді;

- проаналізовано стан діловодства в суді;

- проаналізовано роботу кримінального, цивільного та КАС, адміністративного та загального відділів суду з питань обліку та реєстрації судових справ;

- проаналізовано стан дотримання вимог прийняття та реєстрації вхідної кореспонденції в автоматизованій системі ДЗС ;

- проаналізовано стан систематизації, кодифікації законодавства та обліку нормативних актів ;

- перевірено стан та порядок ведення діловодства загальною канцелярією суду;

- перевірено роботу канцелярії суду щодо контролю за прийняттям та обліком апеляційних скарг на рішення Роменського міськрайонного суду;

- перевірено стан ведення діловодства в архіві суду;

- перевірено стан та порядок ведення діловодства та обліково- статистичної роботи цивільною канцелярією суду;

- перевірено стан та порядок ведення діловодства та обліково- статистичної роботи кримінальною канцелярією суду;

- перевірено організацію роботи секретарів судових засідань на предмет своєчасного та якісного виготовлення протоколів судових засідань;

- перевірено стан дотримання вимог щодо прийняття та реєстрації вхідної кореспонденції суду;

- перевірено стан дотримання вимог щодо прийняття та реєстрації вихідної кореспонденції суду;

Також була здійснена перевірка стану ведення кадрової роботи та кадрового діловодства в суді.

Після виконання вказаних перевірок та відповідних аналізів, виконавцями складено відповідні акти та аналізи.

Акти перевірок обговорені на виробничих нарадах суддів та працівників апарату суду. Звернуто увагу що відповідальні працівники виконують свої функціональні обов’язки і беззаперечно дотримуються вимог Інструкції з діловодства в місцевому загалі суді та інших нормативно-правових актів, що регулюють питання діяльності місцевого загального суду.

Деякі недоліки, виявлені при проведенні вищезазначених перевірок, визнані незначними і були усунутими під час перевірки.

За 2014 рік в апараті суду проведена значна робота щодо підвищення рівня організації обліково-статистичної роботи. З метою належної організації діловодства в суді в цілому та відповідно до п.3.5«Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, Апеляційних судах областей, Апеляційних судах міста Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ» затвердженою наказом Державної судової адміністрації України 17 грудня 2013 року № 173 в суді формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю. Вся вихідна кореспонденція реєструється в АСДС (відповідно до п. 7 Інструкції з діловодства).

Організація і здійснення контролю за достовірністю, об’єктивністю, стабільністю цілісністю подання статистичної інформації про роботу суду покладено на керівника апарату суду Богдана І.І.

Керівником апарату суду відповідно до плану роботи проведена перевірка щодо вивчення стану організації роботи з ведення діловодства та обліково-статистичної роботи. Зауважень та недоліків при даній перевірці не виявлено, що підтверджує, що робота ведеться на належному рівні.

Особливу увагу при веденні обліково – статистичної роботи в 2014 році було звернуто на :

- реєстрацію справ та матеріалів,

- перереєстрацію залишків нерозглянутих справ(матеріалів) у реєстраційних журналах в КП «Д -3».

- заповнення обліково-статистичних карток на справи та матеріали. Тут звернуто увагу на той факт, що саме картки є первинним документом, за яким справа (матеріал) обліковується у звітах про роботу суду. Таким чином, саме якісне та своєчасне заповнення зазначених карток призводить до належного формування статистичної звітності за допомогою комп’ютерної програми Д -3.

- правильність та достовірність заповнення справ призначених суддею до розгляду, так як їх правильне ведення призводить до належного заповнення обліково-статистичних карток;

З метою недопущення помилок та недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню, керівником апарату суду та головним спеціалістом з інформаційних технологій постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога. Після кожного оновлення програми АСДС працівники суду вивчають зміни, які відбулися в програмі та знайомляться зі змістом «Довідки», що знаходиться в програмі ДЗС.

Обліково-статистична робота в Роменському міськрайонному суді аналізується звітними періодами, складаються огляди статистичних даних та аналітичні таблиці, в яких дані порівнюються з аналогічним звітним періодом, а також відображається динаміка зростання та зменшення надходження всіх категорій судових справ.

За забезпечення функціонування автоматичної системи Документообігу суду, оновлення та інформування адміністратора автоматизованої системи ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій Василенко О.Ю., який надає методичну та практичну допомогу працівникам апарату з питань обліково-статистичної роботи та діловодства, в тому числі після відповідних оновлень автоматизованої системи документообігу, з метою усунення проблем, що виникають під час роботи з нею.

Відповідальними за ведення первинного обліку документів в суді є: ст. секретар суду Лисенко Л.М., секретарі суду - Стрельченко Т.В., Стрельченко О.М., Бут В.І., Духіна А.В., Слуцька Н.П., Чепурко І.В..Мега О.А. Вказаними працівниками, у відповідності вимогами Інструкції з діловодства, виконується облік і реєстрація судових справ, а також інших матеріалів, що надходять до суду, заповнюються всі реквізити, передбачені формами обліково-статистичних карток та журналів в електронному і в письмовому вигляді, відображається достовірна інформація відповідно до руху судових справ та матеріалів в суді.

Крім того, реєстрація справ про адміністративні правопорушення, ведуться за допомогою комп’ютерної програм «Д-3» (відповідальні секретар суду Стрельченко Т.В.). Даний працівник відвідала навчання в Національній школі суддів, яке проходило в м. Харкові. За результатами навчання секретар суду Стрельченко Т.В. провела ознайомчу бесіду з працівниками суду, відповідальними за обліково – статистичну роботу, та надала методичну та практичну допомогу працівникам відповідальним за складання звітів.

Відповідно до «Про затвердження форми картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, та Інструкції щодо її формування»(Наказ ДСА України від 05.12.2013 р. № 169) відповідальним працівником апарату суду (секретарем суду Чепурко І.В.) вноситься достовірна інформації в картки на осіб, стосовно яких судами розглянуто кримінальні справи та на підставі яких формуються звіти за формами № 6-9.

Відповідальними за складання статистичних звітів в Роменському міськрайонному суді є: ст. секретар суду Лисенко Л.М. (Ф 2- ц розділ 4-с ), секретар суду Бут В.І. (за Ф - 1, Ф - 1-Л, Ф - 1-1), секретар суду Стрельченко О.М. (за Ф 2-Ц), секретар суду Духіна А.В. (за Ф 2-А), секретар суду Стрельченко Т.В. (за Ф -3), секретар суду Слуцька Н.П.( за Ф - 2 розділи 6, 6-а,2-д), секретар суду Чепурко І.В. - звіт 1-ОП, 6-8.,секретар суду Мега О.А. ( звіт № 10 «судовий збір»).

Вищевказані працівники мають наступну освіту - Лисенко Л.М., Чепурко І.В., Духіна А.В. - вищу освіту (диплом спеціаліста), Слуцька Н.П. – базову вищу ( диплом бакалавра) Стрельченко О.М., Стрельченко Т.В., Мега О.А. – неповну вищу юридичну освіту (диплом молодшого спеціаліста). Бут В.І. - середню спеціальну юридичну освіту. Крім того, ці працівники мають значний досвіт роботи в суді, тривалий час працюють в суді на різних посадах: Стрельченко О.М. — 30 років Стрельченко Т.В. - 20 років, Бут В.І. - 25 роки.

У статистичних звітах, які Роменський міськрайонний суд Сумської області (згідно затвердженого графіку) подає до ТУ ДСА у Сумській області, відображається повна та достовірна інформація. Останні звіти будувалися в автоматичному режимі без виявлених помилок, що являється підтвердженням того, що обліково – статистична робота ведеться на належному рівні.

Для підвищення професійного рівня та для покращення якості роботи на протязі року проводилися виробничі навчання працівників апарату за темами, які затвердженні в Планах виробничого навчання працівників апарату Роменського міськрайонного суду на 1,ІІ півріччя 2014 року. Працівники апарату суду, які займаються обліково – статистичною роботою приділяють увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінально процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів, а також положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

Згідно плану роботи суду проводяться аналізи та узагальнення , щодо діяльності суду у здійсненні правосуддя. Узагальнення проводяться щорічно або кожні півроку. Наприклад, Аналіз стану здійснення правосуддя Роменським міськрайонним судом, навантажденність на суддів. Проводяться узагальнення судової практики щодо розгляду різних категорій справ. Проведення аналітичних досліджень по конкретним проблемним питанням допомагає виробити певну практику вирішення цих питань, виявити негативні моменти та наслідки і внести конкретні пропозиції і рекомендації по поліпшенню стану організації роботи в суді. За результатами узагальнень та аналізів, проводяться оперативні наради з суддями та працівниками апарату суду, де висвітлюються найбільш актуальні та проблемні питання, які спрямовані на надання практичної та методичної допомоги працівникам апарату суду, а саме працівникам відповідальним за обліково – статистичну роботу суду.

Підсумовуючи вище сказане, можна зробити висновок , що обліково-статистична робота у Роменському міськрайонному суді Сумської області ведеться на належному рівні. Всі проблеми, які виникають під час роботи з АСДС, знаходять вирішення в конструктивному діалозі головного спеціаліста з інформаційних технологій Василенком О.Ю. та кол- центром Державне підприємство «Інформаційні судові системи». Формування звітів у автоматичному режимі та відсутність зауважень при прийнятті звітів у ТУ ДСА України в Сумській області протягом декількох останніх звітних періодів свідчить про високий рівень обліково-статистична робота у Роменському міськрайонному суді Сумської області.

ГОЛОВА РОМЕНСЬКОГО

МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ

СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ О.Ф.ЯКОВЕЦЬ